Kanban désigne une méthode de gestion de projets ou un outil d’amélioration fonctionnant sur la base d’un système de cartes. Ce terme signifie littéralement « étiquettes » dans la langue japonaise. D’ailleurs, la notion fut introduite chez Toyota vers 1950 dans le but d’optimiser la fabrication du constructeur automobile. Son objectif est celui de participer à l’amélioration des processus évolutifs en se fondant sur un système à « flux tirés », tenant compte des demandes et non à flux poussés. Les étiquettes ou cartes représentent les tâches qu’il faut accomplir afin de terminer la commande d’un client. Les cartes se répartissent dans un tableau, le tableau KANBAN. Chacun saura ce qu’il faut faire au bon moment et en utilisant les bons moyens.
Comprendre les principes de base de la méthode Kanban
La méthode Kanban est facile à comprendre. Elle vous invite à produire, à stocker et à envoyer le produit au client qui est l’auteur de la commande. Le système de production de cette méthodologie se base plus sur la demande que sur l’offre. Le client passe sa commande tandis que le fournisseur s’occupe de produire afin de répondre à sa demande.
Cette méthodologie présente divers avantages. Elle anticipe les invendus, car elle évite la surproduction. Par ailleurs, elle limite les coûts en matière de stockage et optimise le processus au fur et à mesure. Grâce à cette technique, le responsable de la commande corrige peu à peu un défaut visible sur le produit. Il s’occupe de résoudre les problèmes qu’il rencontre au niveau de la chaîne de production. Via les étiquettes ou cartes, le poste aval informe le poste amont de ces besoins.
Outre une meilleure communication, cette technique à base d’étiquettes permet de visualiser de manière claire l’ensemble de la chaine de production et l’avancement des taches (commandes) ce qui permet de repérer facilement les blocages et les urgences.
Néanmoins, cette méthode ne s’adapte pas aux secteurs qui connaissent de fortes variations des commandes, car aucun stock ne peut répondre de manière instantanée à une demande donnée. Il convient aussi de noter que cette technique vient de la méthode Lean visant à empêcher le gaspillage et à optimiser la qualité.
Pourquoi une entreprise recourt à cette méthode ?
Le kanban était initialement utilisé dans le secteur de la production industrielle mais cette méthode, par la suite a été utilisée pour structurer un projet en partant d’un tableau composé de listes. Ce dernier est ainsi décomposé en listes d’actions qui servent à mener ledit projet à son terme. Le tableau peut donc être découpé simplement en 3 listes : « à faire » – « En cours » – « Réaliser », ou en plusieurs listes comme « En attente » – « A planifier » – « En cours » – « En test » – « Accepté » …
Une entreprise qui adopte cette technique suit donc une ligne de conduite claire et ne risque pas de se perdre pendant le projet. Les organisations qui ont opté pour cette méthodologie ne sont pas rares, car elle permet de mettre en place une gestion de projet. En choisissant cette technique, le dirigeant profite d’un management innovant qui permet de comprendre le contexte plus facilement en vue de faciliter la prise de décision.
Les responsables de projet peuvent utiliser cette méthode en équipe. En créant un tableau KANBAN dont la première liste est dressée afin de répertorier les demandes des clients et l’avant dernière liste pour sa part se compose de livrables tandis que la dernière liste parle des retours d’expérience.
L’équipe doit encore définir quelques phases d’actions clé. Chaque carte du Kanban représente une demande ou une action qui est rangée dans une liste qui change de liste après validation d’un responsable, d’un client interne, du client final.
Mise en place de Kanban : l’importance de l’expert
Mettre en place cette méthode est loin d’être facile. En effet, il n’est pas facile d’anticiper les imprévus et de tenir compte des changements du côté des clients. Par ailleurs, cette mise en place requiert beaucoup d’effort au niveau de l’équipe et tous les membres doivent adhérer.
En outre, la technique qui est ici détaillée n’est pas toujours adaptée à la situation de certaines entreprises. Ces dernières peuvent solliciter un expert qui s’occupe d’ancrer cette méthodologie au sein de l’organisation.
L’expert Kanban est l’agent chargé de véhiculer le changement. Il conduit l’entreprise à atteindre une certaine maturité en matière d’organisation. Il fait en sorte de créer un travail en flux tiré via cette méthode nouvellement mise en place. Grâce à cette nouvelle option, l’entreprise est en mesure d’optimiser son agilité métier.
L’expert reste aux côtés du dirigeant de l’entreprise dans le cadre du lancement de cette démarche. Il peut proposer un atelier portant sur l’utilisation du tableau Kanban. L’expert commence toujours par l’état actuel de l’organisation. Il invite ensuite à gérer le flux de travail et à l’analyser depuis un point d’entrée à un point de sortie. Ce faisant, il propose divers éléments de mesure dont, le lead time, le temps de cycle… Cette technique vise aussi à optimiser la performance de chaque collaborateur formé.
